Sea cual sea el tamaño de la empresa que tengas a tu cargo (desde una pyme hasta una gran compañía con cientos de empleados), conoces la importancia de la gestión de tareas. Es decir, eres consciente de que tienes una gran cantidad de deberes por realizar para que tu organización funcione, con diferentes prioridades y metas, y que involucran a diferentes personas. 

Y sabes también que muchas veces esas tareas no se realizan, se delegan de manera equivocada o se posponen, afectando con ello a la productividad y a los resultados de tu organización.

¿Cómo se puede mejorar la gestión de proyectos?

La gestión de tareas en las empresas

Este tipo de gestión consiste en el proceso que supervisa las tareas de un proyecto determinado, a través de sus diversas etapas, de principio a fin. Es una metodología que permite tomar decisiones oportunas y adoptar cambios en tiempo real, con el objetivo final de completar con éxito cada una de las tareas. 

¿Quién debe realizar la gestión de tareas? Existen profesionales especializados en la gestión de proyectos, pero los cargos administrativos y gerenciales pueden encargarse de ello con la adecuada asignación y cumplimiento de cada etapa de los procesos. 

La gestión de proyectos se realiza a través de una gran diversidad de herramientas: desde las más sencillas, como una to do list (lista de tareas por hacer) hasta un software especializado. 

¿Por qué es importante que los líderes hagan una adecuada gestión de tareas? 

La principal causa del fracaso de los proyectos empresariales es la falta de objetivos e hitos claramente definidos para medir el progreso” y la falta de disciplina al implementar la estrategia.

La gestión de tareas, aplicada en cualquier organización, tiene estos dos beneficios inmediatos:

1. Define claramente el objetivo general de toda la organización y los objetivos parciales de cada departamento.
2. Crea un sistema de evaluación de resultados que aumenta la disciplina y la motivación de todo el personal para cumplir con las tareas asignadas.

A grandes rasgos, podemos decir que define las tareas que nos llevarán a los objetivos marcados, y cuándo se deben hacer.  

Además, los principios de la gestión de tareas mejoran en gran medida la productividad al garantizar que se utilizan los recursos correctos en el momento adecuado. 

Esto incluye dar a los miembros del equipo tareas y responsabilidades que coincidan con sus habilidades e intereses, algo que aumenta su seguridad y motivación. 

Objetivos de la gestión de tareas

Entre los objetivos de la gestión de tareas podemos citar los más importantes:

• El desarrollo con éxito de los procedimientos de inicio, planificación, ejecución, regulación y cierre de un proyecto concreto.
• La reorientación de los esfuerzos de todo el equipo y de cada una de las áreas del proyecto para lograr todos los objetivos (generales y específicos) acordados dentro del tiempo definido y la calidad necesaria, dentro del presupuesto marcado.
• Refinar el diagrama de flujo de la empresa, mejorando el uso de recursos, el tiempo de entrega y la calidad del trabajo.
• Reasignar las tareas específicas que cada persona realiza para que sean más acordes con sus habilidades e intereses y mejorar, de paso, el diseño de cada puesto de trabajo.

Importancia

El éxito y el fracaso de una empresa se deciden con el trabajo en equipo. La gestión de tareas es, sin duda, la metodología indicada para mejorarlo.

A través de una comunicación eficiente y de una supervisión adecuada, este tipo de gestión hace de la colaboración la clave del logro de los objetivos. 

Gracias a esta metodología, la información se articula de una manera clara y completa. No sólo define lo que cada uno debe hacer, dónde comienza y termina su responsabilidad y cuáles son los productos finales de su participación; también crea canales para recibir y realizar comentarios constructivos. 

En resumidas cuentas, la gestión de tareas hace que cada miembro de tu empresa haga de la comunicación y la supervisión las herramientas para desarrollar su actividad de forma eficaz, finalizando cada tarea. 

Estrategias para la gestión de tareas

Estas son las estrategias o beneficios de la gestión de tareas. Al usarla, consigues organizar, visibilizar y normalizar.

Organizar toda tu empresa

Es un hecho que en las organizaciones no se trabaja en un solo proyecto a la vez, que siempre es necesario realizar más de una tarea simultánea, y es fácil que todo se vuelva caótico. La gestión de tareas permite definir, priorizar y ubicar en el tiempo las diferentes etapas del flujo de trabajo, garantizando su cumplimiento.

Visibilizar todo el proceso

La realización de diagramas de flujo con las tareas que tenemos pendientes, el tiempo en el que deben estar realizadas y quiénes están involucrados en su ejecución es algo fundamental para toda organización, pues ello permite repasar todo el proyecto, refinarlo y comprobar su avance.  

Normalizar la supervisión

Si el seguimiento de las tareas se delega en cada responsable de área o en cada empleado, cada uno revisa el cumplimiento de sus deberes y evalúa su propio avance, y realiza algún ajuste cuando sea necesario. 

Enfocar los esfuerzos

Además de crear y priorizar tareas concretas para lograr objetivos específicos, la gestión de tareas te permite definir una meta general. Esto hará que cada área y empleados involucrados se enfoquen en su logro, evitando distracciones. Si existe una forma sistemática de abordar el trabajo, todo el talento se encontrará centrado y entusiasmado. 

Herramientas de gestión de proyectos

La gestión de tareas utiliza diferentes  herramientas y funcionalidades. 

Lista de tareas pendientes: la clásica to do list que define y categoriza las tareas pendientes, con una casilla para señalar su cumplimiento.

Cronogramas y tableros: una pizarra o pared en la que se disponen etiquetas con toda la información de cada tarea, ubicada en una línea de tiempo. La ventaja es que se pueden mover de lugar las etiquetas o sustituir para realizar correcciones, además del uso de un código de colores. 

Software: tiene la gran ventaja de que se ubica en la nube y se puede acceder desde cualquier parte con el móvil y otros dispositivos. De esta manera, permite que cada miembro del equipo lleve el cronograma y el flujo de tareas en sus dispositivos, existe una gran variedad de programas y aplicaciones especializadas en la gestión de proyectos como: 

Asana: ofrece un diagrama de flujo ideal para el trabajo remoto en equipo.

Clickup: te permite la integración de otras herramientas digitales (desde agendas hasta procesadores de textos).

Trello: te permite seguir el trayecto de proyectos simultáneos de una manera muy visual.  

Conclusiones

Cuando se trata de conseguir que todas las etapas de un proyecto se realicen de manera oportuna y con valor añadido, hay que recurrir a la gestión de tareas. 

Con esta metodología, puedes: 

• Establecer qué tareas son necesarias para cumplir objetivos y metas.
• Definir en qué orden deben realizarse, en qué plazo de tiempo y quiénes son los encargados de su cumplimiento.
• Evaluar el cumplimiento de cada etapa.
• Realizar aquellas posibles correcciones que deban implementarse.

Existen diversas herramientas para realizar la gestión de tareas y usarlas es una estrategia excelente para aumentar tu productividad. 

Si necesitas ayuda para la gestión de tus proyectos, puedes contar con nuestra experiencia y conocimiento en el desarrollo de tareas. Desde Joe Moliner damos valor añadido a tu empresa con una mejor supervisión y comunicación. 

 

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